Penjelasan dan Contoh Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen Terlengkap

Posted on

Bagi perusahaan penyedia jasa pengantar barang, toko yang menjual barang, serta instansi lain yang berhubungan dengan penerimaan barang ini pasti menggunakan surat tanda terima barang dan dokumen pendukungnya. Surat tanda terima barang dan dokumen ini diperlukan baik bagi perusahaan penerima barang, pengantar barang, serta pengirim barang tersebut sebagai dokumen yang dibutuhkan dalam proses penagihan.

Penjelasan dan Contoh Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen Terlengkap

Hal ini sangat penting sebagai bukti fisik bagi barang yang telah diterima dan dikirim. Sehingga surat tanda terima ini penting bagi perusahaan ekspedisi sebagai perantara pengirim barang tersebut untuk melakukan penagihan kepada pabrik yang mengirimkan order. Tanda terima dan dokumen yang dibuat oleh pabrik memiliki struktur penulisan dan bahasa yang berbeda-beda.

Hal ini tergantung ketentuan yang telah dibuat oleh pabrik, atau telah menjadi format penulisan surat tanda terima barang yang telah mereka jalankan selama bertahun-tahun. Surat tanda terima barang dan dokumen yang diperlukan ini merupakan syarat administrasi yang wajib dipenuhi bagi penyedia layanan barang.

Agar anda lebih memahami tentang surat tanda terima barang dan dokumen yang diperlukan dalam hal ini, berikut penjelasan lebih detail yang wajib anda ketahui.

Pengertian Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen

Surat tanda terima barang merupakan surat pernyataan sebagai bukti telah menerima barang yang telah dikirimkan oleh seseorang atau perusahaan. Surat tanda terima ini biasanya digunakan dalam bisnis jasa pengiriman barang atau ekspedisi, toko, dan lain sebagainya. Sedangkan dokumen pendukung yang disertai dalam surat tanda terima ini biasanya berupa arsip yang terkait dengan tanda terima.

Seperti contoh dalam perusahaan ekspedisi pasti membutuhkan dokumen berupa surat jalan yang disertai dengan surat tanda terima. Sedangkan bagi toko penerima barang biasanya kadang menggunakan surat tanda terima dan kadang tidak, hal ini tergantung pada kebijakan toko masing-masing.

Agar lebih jelas, simulasi terkait perusahaan ekspedisi yang membutuhkan surat tanda terima dan dokumennya adalah sebagai berikut. Perusahaan ekspedisi ini mendapat order dari suatu pabrik untuk mengirimkan barang. Pada saat mengambil barang di pabrik, perusahaan ini menerima dokumen yang disebut sebagai surat jalan.

Surat jalan ini memiliki format jenis barang, tanggal diisi muatan pada kendaraan ekspedisi, dan nama beserta kolom tanda tangan orang yang berwenang di dalamnya. Kemudian unit ekspedisi ini melakukan perjalanan dan sampai di gudang tempat penerimaan barang.

Setelah dihitung antara kesesuaian barang dengan surat jalan, pihak gudang tersebut menandatangani surat jalan yang diperoleh dari pabrik dan membuatkan surat tanda terima barang, atau menandatangani surat tanda terima barang yang telah dibuatkan oleh pabrik. Surat tanda terima ini biasanya selalu dibuat oleh pabrik tempat pengiriman barang, sedangkan pihak penerima hanya memberikan tanda tangan.

Baca Juga :  Ini Dia Penjelasan Lengkap dan Contoh Surat Keterangan Kerja

Fungsi Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen

Contoh Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen

Fungsi surat tanda terima dan dokumen pendukung ini digunakan sebagai tanda bukti yang terlampir bahwa barang telah diterima oleh penerima atau yang biasa disebut gudang penerima. Surat tanda terima barang dan dokumen ini nantinya diperlukan perusahaan ekspedisi untuk melakukan penagihan kepada pabrik. Selain itu, surat tanda terima barang dan dokumen pendukung ini biasanya memiliki ketentuan yang berbeda setiap pabrik, sehingga perusahaan ekspedisi harus mematuhi ketentuannya. Seperti surat jalan yang harus asli beserta tindesan surat yang berwarna merah, atau surat tanda terima barang yang harus lengkap dari tanggal penerimaan barang sampai tanda tangan checker.

Surat tanda terima barang dan dokumen ini diperlukan untuk menghindari terjadinya permasalahan pada saat di lapangan, seperti kehilangan atau penipuan. Surat ini juga dapat digunakan untuk pengembalian retur jika terdapat retur pada barang yang dibawa.

Ciri -Ciri Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen

Surat tanda terima barang ini memiliki ciri-ciri dengan data penting yang harus dicantumkan di dalamnya. Adapun ciri-cirinya adalah sebagai berikut :

  1. Menggunakan judul “Tanda Terima Barang” atau “Tanda Terima” saja pada surat
  2. Terdiri dari format yang menuliskan nomor pengiriman, nomor surat jalan, tonase (berat) barang, jenis barang, plat kendaraan yang mengangkut, tanggal penerimaan barang, dan tanda tangan orang yang mengirim dan orang yang menerima.
  3. Nama pihak pengirim dan pihak yang menerima ini juga dicantumkan secara jelas di surat tanda terima barang
  4. Stempel dari pihak penerima barang sebagai legal-nya tanda terima tersebut

Selain surat tanda terima barang, dokumen juga menjadi salah satu hal yang penting yang harus disertai. Dokumen ini dapat berupa surat jalan yang memiliki ciri-ciri seperti berikut ini :

  1. Terdapat judul “Surat Jalan”.
  2. Kemudian terdapat list data pada bagian atas yaitu ; nomor surat jalan, nomor order, tanggal order, tanggal pengangkutan barang kepada kendaraan, nomor polisi kendaraan, dan nama supir kendaraan.
  3. Kemudian pada bagian tengah surat tertulis barang-barang beserta ukuran dan jumlah barang yang dibawa oleh kendaraan.
  4. Pada bagian bawah tertulis tanggal penerimaan barang beserta nama dan kolom tanda tangan pihak yang berwenang dari bagian pabrik pengangkutan barang, supir dari ekspedisi yang mengantarkan barang, pihak pengecek barang pada saat penerimaan, dan pihak yang bertanggung jawab dalam pengiriman tersebut.

Contoh Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen

Surat tanda terima barang ini memiliki ketentuan yang sama dari masing-masing pabrik, namun dalam pembuatannya memiliki perbedaan tata letak saja. Berikut merupakan beberapa contoh surat tanda terima barang :

Baca Juga :  Penjelasan Lengkap dan Contoh Surat Perjanjian Jual Beli Rumah yang Benar

================================================================================

Contoh Surat Tanda Terima Barang dan Dokumen untuk Perusahaan Dagang

Good Receipt

5001102687

No DO : 0031592243

 

Telah diserah terimakan produk seperti tersebut di bawah ini sesuai Purchase Order Stock Transport Order (PO STO) No 5120190435

No. KODE PRODUK DESKRIPSI KUANTITAS JENIS STOK KETERANGAN
1 1000055 ZA SUB @50 KG 50 TON

Tanggal Penerimaan         : 19.05.2019

Plat Angkut                         : N 9523 UR

Tanggal Barang                  : PLANT GUDANG LINI 1 PEMASARAN

Jl. Jendral Ahmad Yani, Tegal

Ketapang Kab. Tegal

Jawa Tengah 65722

Indonesia

Demikian disampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

 

Diserahkan Oleh,                                                                                Diterima Oleh,

MADIUN 5- KRAMAT

 

 

__________________                                                                 ____________________

 

=============================================================================

 

Contoh Surat Tanda Terima Barang Singkat untuk Perusahaan

TANDA TERIMA

NJS

NUSANTARA JAYA SENTOSA

Jl. Raya Wonogiri, No 55

 

Telah terima dari : PT Indah Makmur Jaya

No Tanggal Invoice/Faktur Jumlah
1 2-05-2019 SJI1905001032 SJ asli
Jumlah

 

Terbilang : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Wonogiri, 05-05-2019

 

 

___________________

 

 

=============================================================================

 

Contoh surat tanda terima barang dan Dokumen Perusahaan Pertanian

TANDA TERIMA BARANG

Telah terima barang        : pupuk 50 ton

Dari                                     : Ahmad

Pengiriman tanggal         : 08-05-2019

Nopol Truk                        : N 9554 UZ

Surat Jalan (SJ)                : 000132N

Ekspedisi                            : Yunita Trans

Pakisaji, 12-05-2019

Pengirim                                                                               Penerima

 

____________                                                                 _____________

 

Contoh surat tanda terima barang dan dokumen di atas dapat dijadikan sebagai salah satu bahan pertimbangan ketika anda akan membuat sebuah surat tanda terima barang. Semoga bermanfaat, terimakasih.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *